【制作事例】面倒な会員更新案内を自動化！
Excelマクロによる一斉送信システムのご紹介
「毎月の会員更新案内、対象者を抽出して一人ひとりにメールを送るのが大変……」 「入力ミスや案内漏れが心配……」 そんな事務作業のお悩みはありませんか？
宮崎県都城市を拠点とするジェイ・システムデザインでは、「面倒くさいをラクに・早く」をモットーに、Excel VBA（マクロ）を活用した業務改善サポートを行っています。
今回は、実際に導入された「会員 更新期限抽出一斉送信リスト」の事例をご紹介します。
■ 開発の背景：散らばったデータを1つに集約
多くの現場では、既存の顧客管理システムから出力したデータをもとに、手作業で案内対象者を選別し、メールソフトにアドレスをコピー＆ペーストする……といった無駄な事務処理時間が発生しています。
今回のツールは、こうした「二重入力」や「繰り返し作業」を1クリックで自動化することを目的に構築されました。
■ このツールの主な機能
本ツールはExcelベースでありながら、データベースのような一括管理と自動送信機能を備えています。
- CSVデータの一括取込
外部システムからダウンロードしたCSVファイルを読み込むだけで、必要なデータのみを瞬時にリスト化します。 - 更新期限の自動抽出
「契約終了日の2ヶ月前」「1ヶ月前」など、あらかじめ設定した条件に基づき、送信対象者を自動でフィルタリングします。 - Excelから直接メール一斉送信
メールソフトを立ち上げることなく、Excel上のボタン一つで最大1,499通/時間（目安）のメール送信が可能です。 - 送信レポートのPDF出力
送信完了後には、いつ、誰に送ったのかを記録したPDFレポートが自動生成されるため、管理も安心です
■ 導入のメリット
- 事務作業時間の一気に短縮
抽出から送信までがシステム化され、手作業による時間が大幅に削減されます。 - ミスの防止
支払い方法やプランに合わせた正確な案内が可能です。 - 低コストでの構築
大がかりな専用システムを導入しなくても、使い慣れたExcelで社内専用システムを構築できます。
■ あなたの「やりたいこと」を形にします
ジェイ・システムデザインでは、フィットネスジム向けの会員分析ダッシュボードや畜産業向けの管理台帳など、多種多様な業界の「現場の困った」を解決してきました。
「こんな集計を自動化したい」「今のエクセルをもっと使いやすくしたい」といった、具体的なイメージがなくても大丈夫です。現状の課題や予算、使用者のスキルに合わせて、最適なテンプレートやシステムをご提案します。
事務作業を「手放せない相棒」に変えて、もっと本来の業務に集中できる環境を作りませんか？