会員管理CSVから自動集計作成依頼

宮崎県で複数店舗のフィットネスジム運営するクライアント様からご依頼をいただき、「CSVを取り込むだけで、客層分析や利用状況がひと目でわかる自動集計・ダッシュボードテンプレート」をオーダーメイドで作成いたしました。
会員管理システムからCSVデータをダウンロード、Excel上からダウンロードしたCSVデータをマクロ（VBA）で必要なデータのみ貼付て作業終了。
店舗毎の時間帯比較が日毎、月毎で、集計表とグラフ表示自動表示。
店舗毎の契約プラン集計表とグラフ表示、性別・年代別の集計表とグラフ表示。
経営分析と経営戦略に欠かせないデータを、自動表示できるよう設計しました。
「集客のための資料づくり」という事務負担を劇的に減らす工夫を取り入れたツールです。

1. ご相談の背景と課題

クライアント様は、既存の会員システムから毎月データ（CSV）を出力していたものの、以下のような課題を抱えていらっしゃいました。

• 手作業による集計の手間
  既存の会員システムから毎月データ（CSV）をダウンロードし、必要なデータのみ残して不要なデータは削除。年齢層、性別、会員プランごとの比率を手作業で集計しており、毎月多くの時間がかかっていた。
• 現状を直感的に把握しにくい
  数字だけの表では、「傾向」が直感的に掴めなかった。
• 退会リスクの予測が困難
  頻度が落ちている「休眠予備軍（幽霊会員）」のリストアップができておらず、事前の退会防止アプローチが遅れていた。

2. 解決策と作成したテンプレートの概要

今回は、「誰でも・一瞬で・ビジュアル化できること」を最優先に設計しました。

主な実装機能

• CSVをマクロ（VBA）で「一発取り込み」
  複雑な操作は一切不要。
  会員システムからダウンロードしたCSVデータを、ボタン1つで、指定のシートに必要データのみ取り出し、すべての集計表とグラフが自動で更新されます。

• 経営判断をサポートする「ビジュアルダッシュボード」
  集計されたデータを元に、以下のような表とグラフが自動生成されます。
  • 会員属性分析（折れ線グラフ・棒グラフ）
    男女比率・年齢層別・プラン別の店舗ごとの割合、契約者数（新規入会者数・退会者数）を店舗ごとの推移を可視化。
  • 利用状況の見える化（円グラフ・棒グラフ）
    曜日・時間帯ごとの混雑傾向を自動で色分けし、インストラクターの配置最適化や、空いている時間帯へのキャンペーン告知に活用できるようにしました。

4. 導入後の効果

納品後、クライアント様からは以下のような嬉しいフィードバックをいただきました。

「これまではCSVデータを眺めて『なんとなく』で判断していた部分が、グラフ化されたことで肌感覚から具体的な事実として、一瞬で把握できるようになりました。
集計にかかっていた時間は毎月数時間から実質ゼロ（ボタンを押すだけ）になり、浮いた時間を企画や会員様へのサポートに充てられるようになりました！」

あなたの店舗の「データ活用」をサポートします

システムを導入したものの、そこから出力されるデータを活かしきれていない、店舗・ジム運営者様は非常に多いです。

当方では、お客様が現在お使いのシステムやCSVフォーマットをヒアリングし、「最も見やすく、最も手間のない形」で集計・視覚化するオーダーメイドのExcelテンプレートを作成いたします。

• こういうデータをグラフ化して経営会議に使いたい
• 今の手作業を自動化したい
• まずは見積もりや、できることの相談をしたい」

どのようなことでも、まずはお気軽にご相談ください！