牛管理台帳作成依頼

宮崎県都城市で黒毛和牛の肥育を営むクライアントよりご依頼をいただき、牛管理台帳のテンプレート作成いたしました。
購入から出荷までの業務管理と、銀行提出書類の作成を強力にサポートする「牛管理台帳テンプレート（データ出力マクロ搭載）」です。
複数のファイルでバラバラに管理されがちなデータを、Excelファイル1つで完結できるよう設計しました。
複雑な個体管理だけでなく、「銀行への提出資料づくり」という事務負担を劇的に減らす工夫を取り入れたツールです。

1. ご相談の背景と課題

クライアント様は、個体情報の整理に以下のような課題を抱えていらっしゃいました。

• 情報の散逸
  個体識別番号、血統、出荷などの情報と、農場毎の部屋管理が、別々のExcelファイルに記録されており、重複してもわかりにくく、確認に時間がかかる。
• ブックのリンク切れ
  別々のExcelファイルは、元々リンクされていたが、いつの間にか同期しなくなっていた。
• 入力の手間
  毎回の入力録作業が煩雑で、現場の負担になっている。

上記に加え、事業報告のために「銀行へ提出する数種の一覧表」を毎月作成する必要がありました。
しかし、従来の管理表から提出に必要なデータだけを手作業でフィルターで抽出し、不要な箇所は非表示にし、提出用を作り直す作業は以下のような課題を抱えていました。

• 二重手間の発生
  管理用データから提出用のフォーマットへ、毎回手作業でデータを抽出しなければならない。
• 情報漏洩の不安
  計算式や、外部に見せる必要のない社内向けの管理数値が入ったまま提出してしまうリスクがある。
• コピペミス・漏れ
  転記ミスにより、提出書類の数字が合わなくなる。

2. 解決策と作成したテンプレートの概要

現場で使いやすく無駄な作業を無くす、ブックのリンク切れ防止のため、複数のExcelファイルを1つに統一し、最低限のシート構成にしました。
また銀行へ提出する数種の一覧表は、Excelマクロ（VBA）を活用し、ボタン1つで提出用Excelファイルを自動作成する機能を実装しました。

主な実装機能

• 必要最低限の入力箇所
  同じ値を複数箇所に入力することのない仕組み。
• プルダウンリスト
  決まった値はプルダウンリストに。必要な箇所は連結リストで。
• グループ（アウトライン）化
  行っている作業に必要な列のみ表示させ、無駄な移動を控える。
• 将来変更が予測される値への対応
  税率変更、販売先手数料変更など、施行日、値をクライアントで設定し対応可。
• シートの保護
  数式セルの誤消去を防ぐシートの保護設定
• 銀行提出用書類作成のマクロ（VBA）実装
  データから必要な値を抽出、不要列・数式を削除した新しい提出用ファイルを、ボタン1つで自動作成。作成されたファイルはそのまま銀行へ提出可能。

3. 開発におけるこだわりと工夫

• 左から順に入力、マニュアル不要
  時系列に沿って入力できるよう見出しを配置。要所には、コメントで概略説明をセル選択時に表示するよう設定。
• 起動時の表示設定
  ファイル起動時は、フィルター抽出条件クリア、台帳登録日順並べ替え、最終データ行で表示、シートの保護状態で起動するようマクロ実装。
• 外部提出用書類を値として出力
  数式を消して値だけにすることは、数式エラーの防止、社外秘情報の保護に。
• 複数年度使用に耐える構成
  関数の重複をなくし、フリース・誤動作防止し、複数年度の使用に耐える構成。

4. 導入後の効果

「入力作業のミスが減り、値が統一され、面倒だった銀行提出用の資料作成が自動で終わるようになり、事務作業にかかる時間が大幅に削減された」、また、「余計なデータを誤って送るリスクがゼロになったため、安心して外部に提出できる」と、セキュリティ面でも大変ご満足いただいております。

業務効率化・マクロ開発・データベース構築の相談を承ります

「毎月、手作業で提出用のデータをコピペで作っている」「大量のファイルが散乱して探すのに時間かかる」「社外秘の数式を消して、数値だけにした報告書を自動で作りたい」といったお悩みはありませんか？

現状を確認させていただき、実務に寄り添い、作業者のスキルも考慮した、作業負担激減の改善策をご提案いたします。
また、状況によっては作業時間を数時間から「数秒」に短縮するExcelマクロをご提案いたします。

個人事業主様から法人様まで、どうぞお気軽にご相談ください。